5 medidas para adaptar tu contabilidad a la factura electrónica
¿Tu empresa aún emite o recibe facturas en papel? La transición a la factura electrónica es un paso imprescindible para actualizar la gestión contable y mejorar la eficiencia operativa de cualquier organización. A esto debemos agregar que dicho paso debe darse a la brevedad en España por la obligatoriedad establecida en la Ley Crea y Crece. Pero, adaptar el formato de factura electrónica a tu contabilidad exige tomar medidas específicas. Sigue leyendo para refrescar algunos datos básicos y conocer en detalle tales medidas.
¿Qué es la factura electrónica y cuál normativa la regula?
Una factura electrónica es, esencialmente, una factura que se emite y recibe en formato digital. A diferencia de las tradicionales facturas en papel, las facturas electrónicas se gestionan completamente a través de medios electrónicos, lo que permite un manejo más ágil y seguro de la información. De hecho, este tipo de factura tiene la misma validez legal que una factura en papel, sirviendo como justificante de la entrega de bienes o prestación de servicios. Sin embargo, su uso requiere el consentimiento del destinatario.
La normativa que regula las facturas electrónicas en España se encuentra en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este instrumento legal determina las directrices para la emisión de facturas, abarcando tanto las tradicionales en papel como las electrónicas. Algunos de los aspectos clave que regula este decreto incluyen:
- Obligación de emitir una factura.
- Categorías de facturas: completa, ordinaria y simplificada.
- Facturas emitidas por terceros.
- Datos que conforman el contenido de la factura.
- Requisitos de las facturas: Establece que las facturas deben ser legibles, auténticas e íntegras.
- Requisitos particulares para las facturas electrónicas.
- Plazos para la expedición y conservación de las facturas.
- Incluye tipos específicos de facturas como recapitulativas, duplicados y rectificativas.
- Indica excepciones y particularidades en determinados casos.
- Establece las normas para la conservación de las facturas.
Además, la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como Ley Crea y Crece, introduce la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las empresas y autónomos. Al aprobarse el reglamento específico, las pymes y autónomos tendrán un plazo de dos años para adaptarse a la factura electrónica, mientras que las empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros deben hacerlo en un año.
¿Qué debe garantizar la factura electrónica?
Para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir con ciertos requisitos que garantizan su legibilidad, autenticidad e integridad. Estos son:
- Legibilidad: Asegurada por el programa informático utilizado para crear o recibir la factura.
- Autenticidad del origen: Debe presentar la identidad del emisor de la factura. Esto puede lograrse mediante:
- Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
- Intercambio electrónico de datos (EDI).
- Otros métodos comunicados previamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria y validados por esta.
- Integridad del contenido: Debe garantizarse que el contenido de la factura no ha sido alterado.
Es factible garantizar la autenticidad y la integridad de la factura electrónica mediante diferentes métodos técnicos. Los mismos deben asegurar que los datos no han sido modificados y que el emisor es quien dice ser.
Tipos de factura electrónica
- En formato estructurado. Son aquellas que contienen datos en un formato que permite su procesamiento automatizado tanto por los sistemas informáticos del emisor como por los del receptor. La generación y procesamiento de este tipo de facturas es más eficiente porque no exige intervención manual. Además, porque tiene la capacidad de integrarse perfectamente en los sistemas de pago y contabilidad. Ejemplos comunes de estos formatos incluyen XML (como UBL o Facturae) y EDIFACT. Estos formatos estructurados son ideales para empresas que buscan optimizar su flujo de trabajo y minimizar errores, ya que permiten una transferencia de datos directa y precisa entre sistemas.
- En formato no estructurado. En contraste, las facturas en formato no estructurado se presentan principalmente como imágenes o documentos PDF. Estas facturas requieren un procesamiento manual o mediante tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor. Esto puede hacer que su tramitación sea más costosa y menos eficiente. Ejemplos de este tipo incluyen facturas en papel que han sido escaneadas y archivos PDF enviados por correo electrónico. Aunque aún son ampliamente utilizadas, la falta de estructuración de estos formatos implica un mayor riesgo de errores y una gestión menos automatizada.
Medidas para adaptar tu contabilidad a la factura electrónica
Como dijimos, la inminente implantación de la factura electrónica implica que las empresas y autónomos que aún no realizan operaciones comerciales con esta deben implementar una serie de medidas. El objetivo de tales medidas es adaptarse a los requerimientos normativos y facilitar el procesamiento del instrumento que nos ocupa.
Adquisición e instalación de un software de facturación electrónica
En primer lugar, la implementación de la factura electrónica requiere el uso de un software especializado. Tanto tus clientes, como tus proveedores y prestadores de servicios necesitarán interactuar con este sistema. Debido al volumen significativo de facturas, es crítico contar con una solución informática adaptada a las necesidades de tu empresa. Esta herramienta, además de ayudarte a emitir tus propias facturas electrónicas, también permitirá procesar las facturas recibidas de proveedores de manera eficiente.
Cada factura está compuesta por datos estructurados que solo pueden leerse y procesarse por programas informáticos. En este sentido, es esencial utilizar un software de gestión de facturas electrónicas compatible con las aplicaciones informáticas utilizadas por otras empresas y administraciones públicas. Esto asegura una comunicación fluida y eficiente entre todos los actores involucrados.
Familiarización con la plataforma pública de facturas electrónicas
Desde 2015, la facturación electrónica es obligatoria en la contratación pública en España. Esto implica que cualquier factura dirigida a una Administración Pública debe ser tramitada a través de FACe, el Punto General de Entradas de Facturas Electrónicas. Es fundamental que tu equipo de contabilidad se familiarice con esta plataforma para garantizar una gestión adecuada de las facturas electrónicas.
Además de FACe, existen otras plataformas y proveedores de servicios de facturación electrónica. El Gobierno de España ofrece un directorio verificado de proveedores a través de su página de FACe, lo cual puede ser una guía útil para encontrar soluciones adicionales o alternativas que se adapten a las necesidades específicas de tu empresa.
Protección de los datos de facturación electrónica
Desde luego, la digitalización de los procesos de facturación hace que la seguridad de los datos sea una prioridad absoluta. Cada transacción, hoja de gasto, compra y reembolso genera datos que deben ser protegidos. Contar con un entorno seguro y optimizado para el uso diario es la primera línea de defensa contra el fraude mediante factura electrónica.
En 2021, se estimó que la ciberdelincuencia costó a las empresas de todo el mundo más de 6 billones de euros. Por cierto, España es el país europeo que más ciberataques ha recibido y ocupó el tercer lugar a nivel mundial durante el segundo semestre de 2023. Apenas le superan Japón y Estados Unidos. Esto según el Threat Report H2 2023 de Eset. Por lo tanto, es imprescindible formar a tu equipo en la vigilancia y seguridad cibernética. Además de las diversas herramientas y métodos existentes para fortalecer la seguridad de tus datos, el Gobierno proporciona una plataforma para la autenticación de firmas y certificados digitales. Esto añade una capa adicional de seguridad.
Llevar a cabo una auditoría de conformidad
Sin duda, la transición a la facturación electrónica puede variar en complejidad según el tamaño y las características de tu organización. Es importante asegurar que tu equipo financiero esté preparado y que toda la información necesaria esté completa. Al respecto, una auditoría de conformidad es una herramienta valiosa para garantizar que el proceso de implementación se realice correctamente y que todas las facturas electrónicas cumplan con las normativas.
Una auditoría debe verificar la presencia de información obligatoria en las facturas electrónicas, incluyendo:
- Número de la factura.
- Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la operación.
- Nombre o denominación social del emisor y el receptor de la factura.
- Número de identificación fiscal (NIF).
- Dirección de la empresa y del cliente o proveedor.
- Naturaleza de la transacción (bienes, servicios o ambos).
- Importe total sin IVA.
- Tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria.
A propósito, una empresa especialista en dirección financiera externa como Aldebarán Asesores, puede ayudarte con esta auditoría de conformidad.
Implementación de procesos y herramientas de reporting
En sí, el reporting, o elaboración de informes, se beneficia enormemente de la digitalización contable. Implantar la factura electrónica ofrece la oportunidad de utilizar herramientas avanzadas de análisis que mejoran la calidad de los informes y combinan cumplimiento y optimización. Todas las transacciones sujetas a IVA deben declararse telemáticamente a las autoridades fiscales, por lo que es fundamental que tu software ERP (Enterprise Resource Planning) sea capaz de emitir informes compatibles con las expectativas de Hacienda.
Por otro lado, la declaración electrónica también es una medida clave para reducir el fraude del IVA, lo que subraya la importancia de la factura electrónica. Asegúrate de que tu software de facturación no solo cumpla con las normativas, sino que también facilite un análisis detallado y preciso de todas las transacciones. Esto no solo mejora la gestión contable, sino que también proporciona una visión más clara y precisa de la situación financiera de tu empresa.
En Aldebarán Asesores te acompañamos en la transición hacia la facturación digital
¿Tienes dudas sobre la implementación de la facturación digital? En Aldebarán Asesores nos encargamos de prestar apoyo y gestionar en las áreas de contabilidad, fiscalidad y laboral en modalidad outsourcing. Nuestro propósito es que nuestros clientes cumplan satisfactoriamente con la normativa legal y obtengan información relevante para la toma de decisiones. De esta manera, optimizarán sus recursos económicos y evitarán riesgos jurídicos. También te ofrecemos servicios consultoría de negocios en Madrid.
Integramos un grupo de profesionales con experiencia acumulada de más de 20 años en cada una de las especialidades mencionadas. Si tienes dudas sobre la aplicación en tu empresa de la factura digital con apego a la regulación, no dudes en consultarnos.
