¿Cómo te ayuda un software para gestión financiera a administrar los recursos de tu empresa?

Entre las tareas centrales de cualquier empresa se encuentra la gestión financiera. De hecho, esta es una de las más esenciales para su funcionamiento y éxito a largo plazo. Aunque muchas empresas han adoptado la tecnología en diversas áreas de sus operaciones diarias, la implementación de un software para gestión financiera integrado y actualizado sigue siendo una asignatura pendiente para otras tantas de ellas. La razón principal de esta demora es la confusión entre la gestión financiera y la contabilidad. 

Por un lado, la contabilidad se enfoca en registrar datos financieros y monitorizar el flujo de activos y fondos. Mientras que la gestión financiera se ocupa de utilizar y controlar los recursos de la empresa de manera óptima. La contabilidad es solo una pequeña parte del conjunto de funciones que ofrece un software de gestión financiera. 

Como veremos, el tipo de software al que nos referiremos no se limita a registrar datos. También utiliza esta información para generar insights valiosos y acciones estratégicas. 

¿Qué es un software para gestión financiera y cuáles son sus funcionalidades clave?

En sí, un software para gestión financiera es una herramienta que abarca tanto los procesos como las tecnologías utilizadas para gestionar los ingresos, gastos y activos de una organización. Además de apoyar las operaciones financieras diarias, su objetivo principal es maximizar las ganancias y asegurar la sostenibilidad a largo plazo. Este tipo de software ayuda a los equipos financieros en diversas áreas:

• Optimización de la facturación y cobro de facturas. Un sistema eficiente facilita la generación y seguimiento de facturas, asegurando el pago oportuno y reduciendo el riesgo de errores manuales.
• Mejora del flujo de efectivo. Permite una gestión más precisa y eficiente del flujo de caja diario, mensual y anual, proporcionando una visión clara de la situación financiera de la empresa en todo momento.
• Cumplimiento y auditoría. Ayuda a mantener un registro detallado y accesible de todas las transacciones financieras, facilitando las auditorías y asegurando el cumplimiento de las regulaciones contables.
• Automatización de procesos. Al automatizar tareas repetitivas y propensas a errores, como la entrada de datos y las reconciliaciones, se reducen los errores contables. 
• Presupuestos y planificación. Proporciona herramientas avanzadas para crear presupuestos detallados, realizar proyecciones financieras precisas y planificar el futuro de la empresa con base en datos reales.
• Aceleración del cierre financiero. Facilita las actividades de cierre mensual, trimestral y anual, permitiendo que los informes financieros se generen de manera más rápida y precisa.

Un software para gestión financiera puede funcionar como componente de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), que integra datos financieros y operativos, ofreciendo una visión integral del negocio. Igualmente, es posible combinar aplicaciones financieras independientes para crear un sistema completo de gestión financiera. En la actualidad, los directores financieros están optando cada vez más por sistemas ERP basados en la nube y software de gestión financiera escalables.

¿Cómo ayuda un software para gestión financiera a tu empresa?

Independientemente del tipo de negocio que lideres, tener una visión clara y precisa de la situación financiera es crítico para asegurar su éxito y crecimiento. Los softwares para gestión financiera actuales proporcionan a los propietarios y administradores la capacidad de acceder rápidamente a información detallada sobre pagos, cobros, activos fijos y otros datos financieros esenciales. Aquí te presentamos los principales beneficios que ofrece la implementación de un software de gestión financiera en tu empresa:

Control total de las finanzas empresariales

En efecto, un buen software para gestión financiera incluye funcionalidades básicas de contabilidad que permiten un seguimiento detallado de ingresos, gastos, activos, pasivos y amortizaciones. Esto resulta en la generación de informes financieros precisos, lo cual es esencial para la toma de decisiones informada.

Más aún, el seguimiento en tiempo real de pagos y cobros facilita la planificación precisa del crecimiento empresarial y la respuesta rápida a situaciones imprevistas. Al mantener actualizada la contabilidad general, se simplifica la preparación de balances de situación, balances de ingresos y estados de flujo de efectivo. Incluso, muchos sistemas permiten la automatización de procesos de pagos y cobros, eliminando tareas manuales y reduciendo el riesgo de errores. Esta automatización también contribuye a acortar los ciclos de transacciones y detectar aquellas que no cumplan con las normas establecidas, protegiendo así el flujo de ingresos y la situación crediticia de la empresa.

Por otro lado, estos sistemas simplifican la preparación y el mantenimiento de presupuestos detallados, tanto a corto como a largo plazo. Esto mantiene a la empresa en el camino correcto y facilita la planificación estratégica con información precisa y actualizada.

Simplificación y automatización de procesos financieros

Las plataformas de gestión financiera líderes en el mercado ofrecen características avanzadas que proporcionan una mayor visibilidad y conectividad en la nube, permitiendo el acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier sitio. Como dijimos, estas herramientas automatizan los flujos de trabajo, elevando las actividades de administración y generación de informes a un nivel superior. Algunas de las capacidades clave incluyen:

• Agilización de la gestión de gastos. La gestión manual de gastos puede ser una tarea laboriosa que consume tiempo valioso de empleados, directores y equipos financieros. Un software para gestión financiera avanzado simplifica el proceso de presentación de informes de gastos, reduciendo significativamente el tiempo dedicado a la conciliación y aprobación por parte del departamento financiero.
• Supervisión y gestión de transacciones. La funcionalidad de gestión de efectivo y bancos facilita el mantenimiento de las cuentas bancarias de la empresa. Esto incluye los instrumentos financieros asociados, como resguardos de depósito, cheques, letras de cambio y pagarés. Del mismo modo, simplifica la conciliación de extractos bancarios, asegurando una supervisión precisa y eficiente de las transacciones financieras.
• Control de costes. En este particular, las capacidades integradas de contabilidad de costes permiten capturar y evaluar todos los costes fijos y variables asociados a la producción. Tal capacidad proporciona gran flexibilidad y simplicidad al proceso contable, permitiendo a los administradores identificar desviaciones de los estándares establecidos. En consecuencia, podrán realizar ajustes necesarios para controlar los costes en el futuro. Los sistemas más avanzados permiten la importación de datos desde múltiples repositorios financieros y en diversas divisas, ofreciendo un completo panorama de la situación financiera de la organización.

Un software para gestión financiera aumenta la visibilidad en la organización

Ciertamente, la integración de capacidades de gestión financiera dentro del sistema que analizamos permite a los gerentes y directores acceder a datos relevantes de toda la organización. Tal visibilidad mejora la precisión de presupuestos, informes y previsiones. En el mismo momento, facilita la evaluación del impacto de las decisiones financieras en las operaciones y a la inversa.

Un software para gestión financiera de alta calidad está equipado con herramientas de inteligencia empresarial que ofrecen paneles de información completos y personalizables. Dichos paneles proporcionan una visión integral de la situación financiera de la empresa, permitiendo el acceso a informes relacionados. Asimismo, tiene la capacidad de profundizar en los detalles de transacciones específicas. Gracias a esto, los profesionales de gestión y finanzas pueden visualizar métricas clave en tiempo real y generar informes detallados que apoyen una toma de decisiones más informada.

Mejora de la planificación y la previsión empresariales

Por supuesto, una solución informática de gestión financiera avanzada es esencial para una planificación y previsión efectivas. Ya se trate de la elaboración de presupuestos o de la evaluación del impacto de fusiones y adquisiciones, estas herramientas permiten a los profesionales financieros valorar en detalle los efectos de decisiones empresariales actuales y futuras en la salud financiera de la empresa.

Con el respaldo de un sistema robusto, los responsables del negocio crean presupuestos afianzados en datos precisos. Tales estimaciones son muy útiles para la planificación y control eficiente de las operaciones. Tal capacidad incluye la configuración y el mantenimiento de presupuestos detallados para la fuerza laboral, facilitando la planificación de puestos y compensaciones. De igual manera abarca la creación de presupuestos de activos fijos que calculan la amortización y registran las transacciones planificadas relacionadas con estos activos.

Por si fuera poco, un software para gestión financiera te permite generar presupuestos de proyectos que detallan horas planificadas, gastos y cuotas. Aparte de lo anterior, puedes obtener previsiones de demanda que calculan necesidades futuras de inventario basados en datos históricos. Estos modelos financieros sofisticados permiten a las empresas evaluar su estado actual y el de sus competidores, desarrollando previsiones de crecimiento de ventas, viabilidad de proyectos propuestos y el impacto de posibles fusiones o cambios económicos anticipados.

Aldebarán Asesores te facilita el acceso al software para gestión financiera

En Aldebarán Asesores, nos enfocamos en generar valor para los negocios a través de nuestros servicios de asesoría y consultoría. Nuestro objetivo es proporcionar a nuestros clientes herramientas que incrementen su seguridad y eficiencia.

Proveemos servicios de dirección económico-financiera, controller financiero y auditoría sociolaboral, en formato outsourcing. Esto los hace accesibles para empresas de todos los tamaños. En este sentido, gestionamos y asesoramos en las áreas de contabilidad, fiscalidad y laboral, permitiendo a nuestros clientes cumplir con las obligaciones legales. Al tiempo que obtienen información clave para la toma de decisiones, optimizar sus recursos económicos y evitar riesgos legales.

Nos esmeramos en ofrecer un trato personalizado, basado en la confianza y la profesionalidad, utilizando la tecnología como un recurso estratégico. Empleamos herramientas en la nube que permiten a nuestros clientes trabajar sin interrupciones. Entre estas, contamos con un avanzado software para gestión financiera, garantizando que cada cliente tenga acceso inmediato a la información necesaria, en cualquier momento y lugar que elija.

¿Cuáles son los objetivos y las principales funciones de la administración financiera?

La administración financiera es uno de los fundamentos en la creación y sostenibilidad de cualquier negocio. Tener una base financiera robusta y sostenible no es solo un buen augurio al inicio de un emprendimiento, sino también un requisito imprescindible para asegurar su continuidad y éxito a largo plazo. Sin duda, las finanzas forman la columna vertebral de cualquier organización, porque proporcionan la estructura y soporte necesarios para su operación diaria y desarrollo futuro.

La planificación financiera eficaz, acompañada de una gestión hábil de los recursos monetarios, es relevante para la supervivencia y expansión de una empresa. Desde su creación hasta su posible disolución, una administración financiera sólida puede ser el factor determinante que permite a una empresa surfear las fluctuantes olas del mercado y emerger victoriosa. Por el contrario, la falta de una gestión financiera adecuada puede llevar a la empresa a enfrentar problemas financieros graves, involucrarse en prácticas cuestionables y, en última instancia, sufrir pérdidas significativas.

Alcance y elementos de la administración financiera

La administración financiera implica la planificación, organización, dirección y control de las actividades financieras dentro de una empresa. En esencia, se trata de aplicar principios generales de gestión a los recursos financieros, con el objetivo de optimizar su uso y maximizar los beneficios para la empresa. 

Los principales elementos de la administración financiera consisten en decisiones sobre aspectos clave:

• Decisiones de inversión. Estas decisiones abarcan tanto la inversión en activos fijos -conocida como presupuesto de capital- y en activos corrientes (lo que conocemos como capital de trabajo). Las decisiones de inversión son críticas ya que determinan a qué áreas se asignan los recursos financieros, impactando directamente en el crecimiento y desarrollo de la empresa.
• Financieras. Ciertamente, el enfoque de estas decisiones está en cómo obtener los fondos necesarios para la empresa. Involucran la elección de las fuentes de financiamiento, la determinación del período de financiamiento, el coste asociado y los rendimientos esperados. La capacidad de una empresa para obtener financiamiento de manera eficiente y a un costo razonable es esencial para su operación y expansión.
• Sobre dividendos. El director financiero debe decidir cómo se distribuirán las ganancias netas de la empresa. A los efectos, estas decisiones incluyen la determinación del monto de los dividendos a repartir entre los accionistas y el porcentaje de utilidades retenidas. Estas últimas son críticas para los planes de expansión y diversificación de la empresa. Mientras que los dividendos influyen en la satisfacción de los accionistas y en la percepción del mercado sobre la empresa.

Objetivos de la administración financiera

Desde luego, si la administración financiera consiste en adquirir, asignar y gestionar los recursos financieros de una empresa, sus objetivos fundamentales deben ser:

• Suministrar fondos de manera adecuada. En primer lugar, es imprescindible garantizar que la empresa disponga de un flujo constante y adecuado de fondos para sus operaciones. Esto implica gestionar las entradas y salidas de dinero de manera eficiente para mantener la solvencia y liquidez de la empresa.
• Garantizar rendimientos adecuados a los accionistas. Por supuesto, asegurar rendimientos atractivos para los accionistas es otro objetivo crucial. Esto depende de la capacidad de la empresa para generar ingresos, el precio de mercado de sus acciones y las expectativas de los propios accionistas. Una administración financiera efectiva debe equilibrar el reparto de dividendos con las necesidades de reinversión de la empresa.
• Utilizar los fondos de forma óptima. Una vez obtenidos, los fondos deben utilizarse de la manera más eficiente posible, minimizando costes y maximizando los beneficios. De hecho, la optimización del uso de los recursos financieros es esencial para la rentabilidad y sostenibilidad de la empresa.
• Hacer inversiones seguras. Los fondos deben invertirse en proyectos seguros que ofrezcan un retorno adecuado y minimicen el riesgo. Esto implica evaluar cuidadosamente las oportunidades de inversión y seleccionar aquellas que proporcionen una tasa de retorno razonable con un nivel de riesgo aceptable.
• Diseñar una estructura de capital sólida. Planificar una estructura de capital robusta y equilibrada es fundamental. En concreto, esto significa mantener una proporción adecuada entre deuda y capital social para asegurar la salud financiera y la capacidad de la empresa para financiar su crecimiento y operaciones.

Funciones de la administración financiera

Naturalmente, la administración financiera desempeña una serie de funciones esenciales que son críticas para la estabilidad y el crecimiento de cualquier empresa. Estas funciones abarcan desde la estimación de necesidades de capital hasta la gestión de efectivo y el control financiero. A continuación, las explicaremos en detalle:

Estimación de los requisitos de capital

Una de las primeras tareas de un director o controller financiero es realizar una estimación precisa de los requisitos de capital de la empresa. Esta estimación se basa en los costes previstos, las ganancias esperadas y los planes y políticas futuros de la organización. Es imprescindible hacer tales estimaciones con exactitud para maximizar la capacidad de generación de ingresos de la empresa y asegurar que se disponga de suficiente capital para financiar sus operaciones y proyectos de crecimiento.

Determinación de la composición del capital

Después de estimar los requisitos de capital, es necesario decidir la estructura de capital adecuada. En sí, este proceso implica analizar la proporción de deuda y capital a corto y largo plazo. La decisión sobre la estructura de capital dependerá de la cantidad de capital social que posee la empresa y de los fondos adicionales necesarios que se puedan obtener de fuentes externas.

Elección de fuentes de fondos

Para obtener los fondos adicionales necesarios, una empresa tiene varias opciones disponibles. Estas incluyen la emisión de acciones y obligaciones, la obtención de préstamos de bancos e instituciones financieras, y la recaudación de depósitos públicos mediante bonos. La elección de la fuente de financiamiento dependerá de los méritos y desventajas relativos de cada opción y del período de financiamiento requerido. Evidentemente, esta es una de las tareas más delicadas de la administración financiera.

Inversión de fondos

Obtenidos los fondos, el director financiero debe decidir cómo asignarlos de manera efectiva. Una vez más, la inversión en proyectos rentables es esencial para garantizar la seguridad de la inversión y la obtención de retornos regulares. La correcta asignación de fondos puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso de los proyectos de la empresa.

Disposición del excedente

El manejo de las ganancias netas es otra función clave de la administración financiera. En este sentido, dichas ganancias pueden ser distribuidas entre los accionistas en forma de dividendos o reinvertidas en la empresa como utilidades retenidas. La decisión sobre la distribución de dividendos incluye determinar la tasa de dividendos y otros beneficios como bonificaciones, mientras que las utilidades retenidas se deciden en función de los planes de expansión, innovación y diversificación de la empresa.

Gestión del efectivo

El efectivo es esencial para el funcionamiento diario de la empresa. Al respecto, el director financiero debe asegurarse de que haya suficiente efectivo disponible para cubrir los sueldos y salarios, el pago de facturas, el cumplimiento de pasivos corrientes, y la compra de materias primas. Una gestión eficaz del efectivo es muy necesaria para mantener la liquidez y solvencia de la empresa.

Controles financieros, función relevante de la administración financiera

Además de planificar, obtener y utilizar los fondos, el director financiero debe implementar controles financieros para asegurar que los recursos se gestionen de manera eficiente. Estos controles pueden incluir técnicas como el análisis de ratios, la previsión financiera, y el control de costes y beneficios. La implementación de estos controles permite a la empresa monitorizar su desempeño financiero y hacer los ajustes necesarios para optimizar su operación.

Asumimos la administración financiera de tu empresa bajo el modelo outsourcing

En efecto, la administración financiera externa implica la subcontratación de la gestión financiera de una empresa a un proveedor de servicios especializado. Bajo esta modalidad, una firma independiente se hace cargo de los procesos financieros de la organización contratante, suministrando servicios que incluyen desde la planificación hasta el control financiero. En este contexto, el consultor o controller financiero es el perfil clave, cuya misión es apoyar a la dirección de la empresa en la toma de decisiones financieras informadas y estratégicas. 

Aunque son pymes las empresas que más recurren a la externalización de la gestión financiera, esta también es una estrategia eficaz para grandes organizaciones que buscan optimizar sus operaciones en dicha área y reducir las cargas asociadas con la gestión interna.

En Aldebarán Asesores y Consultores, estamos preparados para ayudarte. Contamos con profesionales con experiencia certificada en la gestión y asesoría en áreas como finanzas, contabilidad, fiscalidad, legal y laboral, todo bajo la modalidad de outsourcing. ¡Contáctanos hoy mismo y descubre los beneficios de un servicio integral de administración financiera externa!

5 medidas para adaptar tu contabilidad a la factura electrónica

¿Tu empresa aún emite o recibe facturas en papel? La transición a la factura electrónica es un paso imprescindible para actualizar la gestión contable y mejorar la eficiencia operativa de cualquier organización. A esto debemos agregar que dicho paso debe darse a la brevedad en España por la obligatoriedad establecida en la Ley Crea y Crece. Pero, adaptar el formato de factura electrónica a tu contabilidad exige tomar medidas específicas. Sigue leyendo para refrescar algunos datos básicos y conocer en detalle tales medidas. 

¿Qué es la factura electrónica y cuál normativa la regula?

Una factura electrónica es, esencialmente, una factura que se emite y recibe en formato digital. A diferencia de las tradicionales facturas en papel, las facturas electrónicas se gestionan completamente a través de medios electrónicos, lo que permite un manejo más ágil y seguro de la información. De hecho, este tipo de factura tiene la misma validez legal que una factura en papel, sirviendo como justificante de la entrega de bienes o prestación de servicios. Sin embargo, su uso requiere el consentimiento del destinatario.

La normativa que regula las facturas electrónicas en España se encuentra en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este instrumento legal determina las directrices para la emisión de facturas, abarcando tanto las tradicionales en papel como las electrónicas. Algunos de los aspectos clave que regula este decreto incluyen:

• Obligación de emitir una factura.
• Categorías de facturas: completa, ordinaria y simplificada.
• Facturas emitidas por terceros.
• Datos que conforman el contenido de la factura.
• Requisitos de las facturas: Establece que las facturas deben ser legibles, auténticas e íntegras.
• Requisitos particulares para las facturas electrónicas.
• Plazos para la expedición y conservación de las facturas.
• Incluye tipos específicos de facturas como recapitulativas, duplicados y rectificativas.
• Indica excepciones y particularidades en determinados casos.
• Establece las normas para la conservación de las facturas.

Además, la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como Ley Crea y Crece, introduce la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las empresas y autónomos. Al aprobarse el reglamento específico, las pymes y autónomos tendrán un plazo de dos años para adaptarse a la factura electrónica, mientras que las empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros deben hacerlo en un año.

¿Qué debe garantizar la factura electrónica?

Para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir con ciertos requisitos que garantizan su legibilidad, autenticidad e integridad. Estos son:

1. Legibilidad: Asegurada por el programa informático utilizado para crear o recibir la factura.
2. Autenticidad del origen: Debe presentar la identidad del emisor de la factura. Esto puede lograrse mediante:
   • Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
   • Intercambio electrónico de datos (EDI).
   • Otros métodos comunicados previamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria y validados por esta.
3. Integridad del contenido: Debe garantizarse que el contenido de la factura no ha sido alterado.

Es factible garantizar la autenticidad y la integridad de la factura electrónica mediante diferentes métodos técnicos. Los mismos deben asegurar que los datos no han sido modificados y que el emisor es quien dice ser.

Tipos de factura electrónica

• En formato estructurado. Son aquellas que contienen datos en un formato que permite su procesamiento automatizado tanto por los sistemas informáticos del emisor como por los del receptor. La generación y procesamiento de este tipo de facturas es más eficiente porque no exige intervención manual. Además, porque tiene la capacidad de integrarse perfectamente en los sistemas de pago y contabilidad. Ejemplos comunes de estos formatos incluyen XML (como UBL o Facturae) y EDIFACT. Estos formatos estructurados son ideales para empresas que buscan optimizar su flujo de trabajo y minimizar errores, ya que permiten una transferencia de datos directa y precisa entre sistemas.
• En formato no estructurado. En contraste, las facturas en formato no estructurado se presentan principalmente como imágenes o documentos PDF. Estas facturas requieren un procesamiento manual o mediante tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor. Esto puede hacer que su tramitación sea más costosa y menos eficiente. Ejemplos de este tipo incluyen facturas en papel que han sido escaneadas y archivos PDF enviados por correo electrónico. Aunque aún son ampliamente utilizadas, la falta de estructuración de estos formatos implica un mayor riesgo de errores y una gestión menos automatizada.

Medidas para adaptar tu contabilidad a la factura electrónica

Como dijimos, la inminente implantación de la factura electrónica implica que las empresas y autónomos que aún no realizan operaciones comerciales con esta deben implementar una serie de medidas. El objetivo de tales medidas es adaptarse a los requerimientos normativos y facilitar el procesamiento del instrumento que nos ocupa.  

Adquisición e instalación de un software de facturación electrónica

En primer lugar, la implementación de la factura electrónica requiere el uso de un software especializado. Tanto tus clientes, como tus proveedores y prestadores de servicios necesitarán interactuar con este sistema. Debido al volumen significativo de facturas, es crítico contar con una solución informática adaptada a las necesidades de tu empresa. Esta herramienta, además de ayudarte a emitir tus propias facturas electrónicas, también permitirá procesar las facturas recibidas de proveedores de manera eficiente.

Cada factura está compuesta por datos estructurados que solo pueden leerse y procesarse por programas informáticos. En este sentido, es esencial utilizar un software de gestión de facturas electrónicas compatible con las aplicaciones informáticas utilizadas por otras empresas y administraciones públicas. Esto asegura una comunicación fluida y eficiente entre todos los actores involucrados.

Familiarización con la plataforma pública de facturas electrónicas

Desde 2015, la facturación electrónica es obligatoria en la contratación pública en España. Esto implica que cualquier factura dirigida a una Administración Pública debe ser tramitada a través de FACe, el Punto General de Entradas de Facturas Electrónicas. Es fundamental que tu equipo de contabilidad se familiarice con esta plataforma para garantizar una gestión adecuada de las facturas electrónicas.

Además de FACe, existen otras plataformas y proveedores de servicios de facturación electrónica. El Gobierno de España ofrece un directorio verificado de proveedores a través de su página de FACe, lo cual puede ser una guía útil para encontrar soluciones adicionales o alternativas que se adapten a las necesidades específicas de tu empresa.

Protección de los datos de facturación electrónica

Desde luego, la digitalización de los procesos de facturación hace que la seguridad de los datos sea una prioridad absoluta. Cada transacción, hoja de gasto, compra y reembolso genera datos que deben ser protegidos. Contar con un entorno seguro y optimizado para el uso diario es la primera línea de defensa contra el fraude mediante factura electrónica.

En 2021, se estimó que la ciberdelincuencia costó a las empresas de todo el mundo más de 6 billones de euros. Por cierto, España es el país europeo que más ciberataques ha recibido y ocupó el tercer lugar a nivel mundial durante el segundo semestre de 2023. Apenas le superan Japón y Estados Unidos. Esto según el Threat Report H2 2023 de Eset. Por lo tanto, es imprescindible formar a tu equipo en la vigilancia y seguridad cibernética. Además de las diversas herramientas y métodos existentes para fortalecer la seguridad de tus datos, el Gobierno proporciona una plataforma para la autenticación de firmas y certificados digitales. Esto añade una capa adicional de seguridad.

Llevar a cabo una auditoría de conformidad

Sin duda, la transición a la facturación electrónica puede variar en complejidad según el tamaño y las características de tu organización. Es importante asegurar que tu equipo financiero esté preparado y que toda la información necesaria esté completa. Al respecto, una auditoría de conformidad es una herramienta valiosa para garantizar que el proceso de implementación se realice correctamente y que todas las facturas electrónicas cumplan con las normativas.

Una auditoría debe verificar la presencia de información obligatoria en las facturas electrónicas, incluyendo:

• Número de la factura.
• Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la operación.
• Nombre o denominación social del emisor y el receptor de la factura.
• Número de identificación fiscal (NIF).
• Dirección de la empresa y del cliente o proveedor.
• Naturaleza de la transacción (bienes, servicios o ambos).
• Importe total sin IVA.
• Tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria.

A propósito, una empresa especialista en dirección financiera externa como Aldebarán Asesores, puede ayudarte con esta auditoría de conformidad.

Implementación de procesos y herramientas de reporting

En sí, el reporting, o elaboración de informes, se beneficia enormemente de la digitalización contable. Implantar la factura electrónica ofrece la oportunidad de utilizar herramientas avanzadas de análisis que mejoran la calidad de los informes y combinan cumplimiento y optimización. Todas las transacciones sujetas a IVA deben declararse telemáticamente a las autoridades fiscales, por lo que es fundamental que tu software ERP (Enterprise Resource Planning) sea capaz de emitir informes compatibles con las expectativas de Hacienda.

Por otro lado, la declaración electrónica también es una medida clave para reducir el fraude del IVA, lo que subraya la importancia de la factura electrónica. Asegúrate de que tu software de facturación no solo cumpla con las normativas, sino que también facilite un análisis detallado y preciso de todas las transacciones. Esto no solo mejora la gestión contable, sino que también proporciona una visión más clara y precisa de la situación financiera de tu empresa.

En Aldebarán Asesores te acompañamos en la transición hacia la facturación digital

¿Tienes dudas sobre la implementación de la facturación digital? En Aldebarán Asesores nos encargamos de prestar apoyo y gestionar en las áreas de contabilidad, fiscalidad y laboral en modalidad outsourcing. Nuestro propósito es que nuestros clientes cumplan satisfactoriamente con la normativa legal y obtengan información relevante para la toma de decisiones. De esta manera, optimizarán sus recursos económicos y evitarán riesgos jurídicos. También te ofrecemos servicios consultoría de negocios en Madrid.

Integramos un grupo de profesionales con experiencia acumulada de más de 20 años en cada una de las especialidades mencionadas. Si tienes dudas sobre la aplicación en tu empresa de la factura digital con apego a la regulación, no dudes en consultarnos.

10 claves para mejorar la rentabilidad de tu negocio

Es evidente que mejorar la rentabilidad se ha convertido en un objetivo fundamental de las empresas en un entorno de negocios tan dinámico y competitivo como el actual. Impulsadas por la necesidad de innovar y optimizar, las compañías deben adaptarse continuamente a los cambios del mercado y a la intensificación de la competencia. Asimismo, las preferencias de los consumidores también están en constante evolución, por lo que la capacidad de mejorar la rentabilidad es crítica para un crecimiento empresarial sostenible.

¿Qué es y por qué es importante aumentar la rentabilidad?

En esencia, nos referimos a la rentabilidad como la habilidad de una empresa, proyecto o inversión para generar resultados financieros positivos. Por tanto, resulta lógico compararla con un indicador de eficiencia que mide la producción de ingresos o valor por parte de una organización o iniciativa. Su parámetro estaría en la medida en que tales ingresos superen los costes asociados con su creación y operación. Se expresa frecuentemente como un porcentaje o ratio, como el retorno de inversión (ROI). Este indicador no solo muestra si un negocio está en buena salud financiera, sino que también es fundamental para atraer inversiones y asociaciones que pueden impulsar la expansión. 

En términos simples, la rentabilidad indica si una empresa es capaz de generar un excedente financiero que cubra sus gastos y permita reinversiones y crecimiento.

¿Y por qué es necesario mejorar la rentabilidad? En primer lugar, porque es fundamental para asegurar la sostenibilidad de los negocios. Un buen nivel de rentabilidad permite a las empresas cubrir sus gastos, retener talento, mantener las operaciones y, finalmente, asegurar su supervivencia a largo plazo. Sin una rentabilidad constante, las empresas pueden enfrentar dificultades financieras, lo que podría impedirles cumplir con sus obligaciones y limitar su capacidad de crecimiento.

Un desempeño financiero positivo también atrae inversiones y asociaciones estratégicas, facilitando la expansión de las operaciones, el desarrollo de nuevos productos o servicios y la entrada en nuevos mercados. 

Además, una alta rentabilidad mejora la motivación de los empleados. Las empresas pueden ofrecer compensaciones competitivas, beneficios y oportunidades de desarrollo profesional, lo que a su vez aumenta la moral y las tasas de retención de personal. Igualmente, un soporte financiero saludable también permite a las empresas enfrentar crisis económicas, gastos imprevistos y cambios en el mercado con mayor resiliencia y flexibilidad.

Claves para mejorar la rentabilidad

Mejorar la rentabilidad y los márgenes de beneficio requiere un enfoque integral que abarque diversos aspectos de las operaciones comerciales. El crecimiento sostenible no se logra únicamente aumentando los ingresos, sino poniendo en práctica estrategias que incrementen las ganancias a corto plazo y establezcan las bases para el éxito a largo plazo. A continuación, te presentamos algunas estrategias clave para maximizar la rentabilidad de tu negocio:

Enfócate en mejorar el margen de beneficio

Una de las primeras acciones para mejorar la rentabilidad es analizar tus ofertas para identificar cuáles contribuyen más a tus márgenes de beneficio neto. Sin duda, debes asignar más recursos y esfuerzos de marketing a estos productos o servicios. Esto, aparte de optimizar la utilización de tus recursos, también maximiza el retorno de tus inversiones en estas áreas clave.

Es indispensable también examinar los gastos operativos y encontrar áreas donde sea posible reducir costes sin que ello comprometa la calidad. Esta estrategia puede incluir negociar mejores acuerdos con proveedores o explorar opciones de abastecimiento alternativas que sean más económicas. La reducción de costes es una manera directa de aumentar los márgenes de beneficio, permitiéndote retener una mayor parte de los ingresos generados.

Por otra parte, capacitar a tu equipo para que recomiende a los clientes productos o servicios complementarios es otra acción efectiva para mejorar la rentabilidad. Este enfoque puede aumentar el valor medio de las transacciones, mejorando así los márgenes de beneficio. Por ejemplo, si vendes equipos electrónicos, ofrecer accesorios complementarios puede incrementar significativamente el valor de cada venta.

Implementar un enfoque centrado en el cliente puede mejorar la rentabilidad

Desde luego, la satisfacción del cliente es fundamental para cualquier negocio. Asegúrate de que tu empresa brinde un excelente servicio al cliente para mejorar la experiencia del consumidor. Un cliente satisfecho es más probable que se convierta en un comprador recurrente y recomiende tu empresa a otros, lo que incrementa las ventas y la rentabilidad.

Ofrecer soluciones personalizadas puede justificar precios más altos desde la perspectiva de los clientes, ya que valoran la atención y el servicio especializado que reciben. Al centrarte en las necesidades individuales de cada cliente y proporcionar un servicio excepcional, puedes aumentar tus márgenes de beneficio significativamente.

Centrarse en la retención de clientes

En línea con lo anterior, retener a los clientes existentes es una de las formas más efectivas de mejorar la rentabilidad. Es mucho menos costoso mantener a un cliente actual que adquirir uno nuevo. ¡Aumentar un 5% en retención de clientes puede incrementar los ingresos hasta en un 95%, según un estudio de HubSpot!

Por increíble que parezca, esta estrategia no requiere grandes inversiones ni esfuerzos adicionales. ¿Qué puedes hacer? Tienes varias opciones: proporcionar un excelente servicio pre y posventa, construir relaciones sólidas y ofrecer programas de fidelización. Más aún, acciones simples, como enviar correos electrónicos personalizados en ocasiones especiales como cumpleaños o aniversarios, hacen que tus clientes se sientan valorados y apreciados.

Optimiza la eficiencia operativa

Evaluar tus procesos comerciales de principio a fin es crucial para identificar cuellos de botella, redundancias y pasos innecesarios. Racionalizar los flujos de trabajo puede reducir costes operativos y mejorar la eficiencia general de tu negocio.

A los efectos, asegúrate de que las tareas se asignen de acuerdo a las fortalezas y habilidades de tus colaboradores. La delegación eficiente de tareas no solo acelera la finalización de proyectos, sino que también mejora la calidad de los resultados. Aparte de eso, optimizar la eficiencia operativa conduce a la escalabilidad. Un negocio escalable y con procesos repetibles es más valioso y atractivo para posibles compradores.

Toma decisiones basadas en datos

Monitorizar constantemente tus estados financieros es fundamental para comprender de dónde provienen los ingresos de tu empresa y la dirección de tus gastos. Medir la rentabilidad de cada proyecto con precisión te proporciona información valiosa para tomar decisiones informadas.

En paralelo, es indispensable estar enterado de las tendencias del mercado, la evolución de las preferencias de los clientes y los desarrollos de tu sector. En este sentido, emprender una investigación de mercado detallada es esencial para identificar a los clientes potenciales y comprender mejor lo que les motiva a interesarse en tus productos o servicios. Ciertamente, mejorar la rentabilidad depende, en buena medida, de tu adaptación a las demandas cambiantes y a las nuevas oportunidades. Utiliza los datos para guiar tus estrategias y asegurarte de que estás tomando decisiones que realmente beneficien a tu negocio.

Si necesitas una completa consultoría de negocios en Madrid, te conviene consultar este enlace.

Otras estrategias relevantes

• Monitorizar los indicadores clave de desempeño (KPI). Para saber si tu negocio está en el camino correcto hacia el crecimiento deseado, es fundamental medir su desempeño mediante indicadores clave (KPI). Identifica y realiza un seguimiento de las métricas clave de tu negocio que te proporcionen información directa sobre su salud. Estas métricas ofrecen información clave sobre la salud financiera de la organización, la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente. Si haces un seguimiento regular de KPIs, como el margen bruto, el costo de adquisición de clientes y el valor de vida del cliente, identificarás áreas de mejora y tomarás decisiones informadas para impulsar la rentabilidad.
• Diversifica tus fuentes de ingresos. Si tu empresa depende de una fuente de ingresos única , tu empresa es susceptible a las fluctuaciones del mercado y las crisis económicas. Por el contrario, diversificar las fuentes de ingresos es una estrategia eficaz para reducir el riesgo y crear nuevas oportunidades de crecimiento. Considera la expansión a nuevos mercados, ofrecer productos o servicios complementarios, o investiga canales de ventas alternativos. La clave está en pensar fuera de lo común y estar dispuesto a probar nuevas estrategias para mejorar la rentabilidad.
• Invierte en marketing e innovación. Una estrategia de marketing bien planificada y ejecutada puede ayudarte a captar nuevos clientes y aumentar las ventas. En el mismo momento, la innovación te permite desarrollar nuevos productos o servicios que respondan a las demandas cambiantes del mercado. Asignar una parte de tu presupuesto a estas áreas es crucial para asegurar la relevancia y el crecimiento continuo de tu negocio.

Considera contratar asesoramiento externo para mejorar la rentabilidad

Con la contratación de servicios outsourcing de asesoría financiera, tu empresa tendrá acceso a información y orientación valiosas que sustenten la toma de decisiones estratégicas. Una empresa experta en consulting financiero, como Aldebarán Asesores y Consultores, te proporciona acceso a la orientación de profesionales expertos. Ellos son capaces de realizar un análisis detallado del panorama financiero de la empresa, analizando estructuras de costes y flujos de ingresos. También, pueden identificar áreas de mejora y convenientes oportunidades de crecimiento; incluso, detectan desafíos relevantes y trazan estrategias para afrontarlos.

En Aldebarán Asesores y Consultores, tenemos más de 20 años de experiencia en asesoramiento financiero para pymes, consultoría legal, sociolaboral y de negocios adaptable a cualquier tipo de empresas. ¡Si necesitas mejorar la rentabilidad de tu negocio, no dudes en contactarnos!

Consulting financiero para pymes que quieren mejorar su rentabilidad

Es tan común que los emprendedores emergentes y hasta los pequeños y medianos empresarios se concentren en sus ideas de negocio y dediquen poco tiempo y recursos a la gestión de las finanzas. En el entorno empresarial actual, la incertidumbre económica y los cambios rápidos son la norma. Por esta razón, las pymes afrontan desafíos financieros cada vez más complejos. Ante este panorama, el papel del consulting financiero es un recurso que ofrece orientación y soluciones estratégicas para impulsar la rentabilidad y el crecimiento sostenible.

Evolución y tendencias del consulting financiero

Evidentemente, el mundo de la consultoría financiera está en constante evolución para adaptarse a las necesidades cambiantes del mercado y trascender las simples actuaciones en contabilidad básica y de teneduría de libros. En la actualidad, los consultores financieros son más partners estratégicos de las pymes y su función es guiarlas hacia el éxito. La asesoría financiera no se limita a la gestión de números; implica comprender el entorno empresarial en su totalidad y diseñar estrategias personalizadas para abordar desafíos específicos. Al respecto, son identificables una serie de tendencias en esta área:

• Una tendencia destacada es la integración de la tecnología en los servicios de consulting financiero. Ahora, con el apoyo de la inteligencia artificial y el análisis de datos, los consultores financieros son capaces de proporcionar información precisa y oportuna, lo que mejora significativamente los procesos de toma de decisiones empresariales.
• Otra tendencia relevante es la creciente incorporación de factores ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) en las estrategias financieras. Ayudar a las pymes en la alineación de sus objetivos financieros con prácticas sostenibles es una de las funciones esenciales que los consultores financieros desempeñan. Esta integración garantiza la viabilidad de las empresas en el largo plazo y apuntala la imagen de marca en un mercado más identificado con el cuidado del medio ambiente.
• Asimismo, la globalización está transformado el panorama de la consultoría financiera. Las empresas están expandiendo sus operaciones más allá de las fronteras nacionales, lo que requiere un conocimiento profundo de las finanzas internacionales. Los consultores financieros desempeñan un papel decisivo al ayudar a las pymes a transitar mercados globales complejos, a través de la gestión de riesgos cambiarios o la comprensión de distintos marcos regulatorios.

Beneficios clave de los servicios de consulting financiero

Los servicios de consultoría financiera ofrecen una amplia gama de beneficios para optimizar las operaciones financieras de las pymes y posicionarlas para un crecimiento sostenible y una mayor rentabilidad: 

Un enfoque integral

En primer lugar, un fundamento de los servicios actuales de consultoría financiera es la capacidad de participar en la planificación financiera estratégica. Al colaborar estrechamente con las empresas, los consultores financieros pueden comprender los objetivos, desafíos y el entorno competitivo en el que estas operan. Partiendo de este análisis, desarrollan estrategias de gestión financiera integrales alineadas con los objetivos de la organización a la que asesoran.

Este enfoque va más allá de la mera elaboración de presupuestos y previsiones; implica asignar recursos de manera eficiente, identificar riesgos potenciales y desarrollar planes de contingencia. Al anticiparse a las incertidumbres financieras, las pymes pueden posicionarse de manera óptima para aprovechar oportunidades de crecimiento y superar obstáculos.

Maximiza el rendimiento financiero

Otro beneficio clave de los servicios de consulting financiero radica en la mejora del rendimiento financiero. Mediante un análisis exhaustivo, los consultores identifican áreas de mejora en las operaciones financieras de una empresa y proponen estrategias para optimizar el desempeño general. En este sentido, las medidas pueden ir desde la reducción de costes hasta la reestructuración de procesos financieros para mejorar la eficiencia operativa.

Por otro lado, los consultores financieros pueden promover la optimización de la estructura de capital de las organizaciones. En función de esto, evalúan la combinación de deuda y capital, ayudan a incrementar la rentabilidad y disminuir los riesgos financieros. De esta forma, fortalecen la posición financiera de la empresa y la prepara para enfrentar desafíos futuros con mayor resiliencia.

El consulting financiero apoya el compliance

Sin duda, el entorno empresarial actual es cada vez más regulado, motivo que hace del cumplimiento normativo una prioridad para las empresas. Los consultores financieros mantienen un riguroso seguimiento de las regulaciones en evolución y trabajan para garantizar que las empresas cumplan con los estándares legales y de la industria. Esto protege a la empresa de eventuales sanciones y fortalece su reputación y credibilidad ante sus stakeholders.

Toma de decisiones informada e impulso del cambio organizacional

Finalmente, los consultores financieros proporcionan información actualizada y fiable que permite a los líderes empresariales tomar decisiones informadas. Gracias al análisis de datos y modelos financieros, ofrecen una comprensión clara de los posibles resultados de diferentes estrategias. Esta orientación ayuda a los líderes a alinear sus decisiones con los objetivos financieros y estratégicos de la empresa, maximizando así su impacto en el éxito empresarial.

Más aún, el consulting financiero actúa como un catalizador para la innovación y el cambio organizacional. Al ofrecer una perspectiva externa objetiva, desafían la resistencia al cambio y fomentan la adopción de nuevas estrategias financieras. Esta colaboración entre consultores financieros y líderes empresariales crea un entorno propicio para la innovación y el crecimiento sostenible a largo plazo.

Servicios y soluciones de consulting financiero para afrontar los desafíos económicos

En el actual entorno VUCA (volátil, incierto, complejo y ambiguo), las empresas deben abordar una serie de desafíos que requieren una gestión experta y estratégica. Precisamente, los servicios de consultoría financiera son un recurso invaluable, porque proporcionan orientación especializada y soluciones prácticas para ayudar a las empresas a superar obstáculos y prosperar en cualquier entorno:

• Gestión de crisis. Con frecuencia, durante períodos de crisis económicas, las empresas se ven sumergidas en desafíos financieros sin precedentes. La gestión de la liquidez, la reducción de costes y el reposicionamiento estratégico son indispensables para la recuperación y continuidad operativa de la empresa. Los consultores financieros, con su experiencia y visión estratégica, son aliados clave en estos momentos críticos, ayudando a las empresas a sortear la tormenta y salir fortalecidas de esta.
• Reestructuración y recuperación. Ciertamente, cuando una empresa enfrenta dificultades financieras, la reestructuración se convierte en una necesidad. Los consultores financieros realizan un análisis exhaustivo de la salud financiera de la empresa, identifican áreas de mejora y diseñan planes de reestructuración para promover la recuperación. Tales estrategias podrían consistir en renegociar deudas, desinvertir activos no esenciales u optimizar operaciones. En cualquier caso, los consultores trabajan en estrecha colaboración con los líderes empresariales para lograr el éxito en la ejecución de estos planes.
• Estrategias de inversión y financiación. En momentos de inestabilidad económica, las empresas enfrentan desafíos para asegurar financiamiento y efectuar inversiones estratégicas. El consulting financiero desempeña un papel crítico al ayudar a desarrollar estrategias de inversión sólidas y evaluar la viabilidad de diversas oportunidades. Al identificar nuevas fuentes de financiamiento y explorar asociaciones estratégicas, los consultores apoyan a las empresas en la capitalización de oportunidades que impulsan la recuperación y el crecimiento a largo plazo.

¿Estás buscando servicios de consulting financiero para tu pequeña o mediana empresa? ¡Podemos ayudarte!

En Aldebarán Asesores, ponemos a tu disposición una amplia cartera de servicios de consultoría diseñados para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa:

• Dirección económico-financiera y controller. Nuestros servicios de dirección económico-financiera y controller financiero están disponibles en formato de «outsourcing». Es decir, que puedes externalizar dichos roles especializados sin incurrir en los altos costes asociados a la contratación de personal interno. Proporcionar acceso a expertos en tales materias agrega un valor significativo a tu empresa.
• Auditoría sociolaboral. En efecto, realizamos un exhaustivo estudio del cumplimiento de las obligaciones jurídico-laborales y de seguridad social de tu empresa. Nuestro objetivo es proporcionar un informe detallado que te permita identificar y corregir cualquier error de cumplimiento normativo en el ámbito sociolaboral.
• Auditoría financiera. Desde luego, nuestros servicios de auditoría financiera incluyen la evaluación y determinación de la situación financiera de tu empresa, así como el análisis de los resultados de sus operaciones. Trabajamos en colaboración con una firma auditora de reconocimiento nacional e internacional para garantizar la máxima precisión y fiabilidad en nuestros informes.
• Contabilidad y asesoramiento financiero: Por supuesto, nos encargamos de la gestión contable de tu empresa, así como de la liquidación de impuestos y la presentación ante el Registro Mercantil de acuerdo con las normativas vigentes. Igualmente, proporcionamos informes y análisis periódicos sobre la evolución financiera de tu empresa, ayudándote en la toma de decisiones estratégicas.

En Aldebarán Asesores, contamos con un equipo de profesionales altamente cualificados y con más de 20 años de experiencia en cada una de las áreas mencionadas. Nos comprometemos a trabajar con esfuerzo, calidad, honestidad y cercanía para ofrecerte un servicio excepcional de consulting financiero y generar valor añadido para tu negocio.